¿Te ha pasado que tu equipo de Finanzas paga una aplicación que el área de Marketing ya tenía cubierta con otra herramienta? ¿O que descubres tres licencias distintas para videoconferencias cuando todos usan una sola?
Eso precisamente es SaaS Sprawl: la proliferación descontrolada de aplicaciones en las organizaciones. Y es uno de los grandes retos para los próximos años.
El problema en números
- Las empresas usan un promedio de 100 aplicaciones.
- El gasto por empleado ronda 4,500.00 USD/año
- El 26% del uso de SaaS no es visible para TI, lo que eleva los riesgos de fuega de datos y cumplimiento
- El 75% de las organizaciones reportan incidentes o brechas ligadas a SaaS en el último año.
¿Qué nos quiere decir esto?: mucho gasto, poca visibilidad y un riesgo creciente de seguridad y cumplimiento.
El doble enfoque: ITAM + FinOps
En mi experiencia trabajando con organizaciones a nivel mundial, la fórmula más efectiva para frenar el SaaS Sprawl es combinar dos prácticas complementarias:
IT Asset Management. Permite gestionar el ciclo de vida completo de los activos de software: inventario, titularidad de licencias, controles y conciliación con Finanzas.
- Mantener un catálogo único y actualizado.
- Saber quién es responsable de cada licencia.
- Evitar duplicidades y reducir riesgos de auditoría
FinOps: Más que una práctica financiera, es una cultura de responsabilidad compartida entre Finanzas, TI y Negocio.
- Showback: muestra a cada área cuánto gasta en SaaS.
- Chargeback: asigna esos costos directamente a sus presupuestos.
Cuando unes ITAM (control y datos confiables) con FinOps (responsabilidad financiera) logras decisiones informadas y sostenibles.
12 prácticas recomendadas para cortar gasto y riesgo
- Haz un inventario completo: cruza accesos, facturas, gastos y uso real.
- Crea un catálogo único con nombre de la app, responsable, plan y nivel de riesgo.
- Detecta el software en la sombra y controla el que exponga datos sensibles.
- Elimina redundancias: una app por necesidad, no tres.
- Ajusta licencias y planes: reasigna las inactivas o cámbialas a modelos de pago por uso.
- Define categorías claras y establece cuál es la herramienta estándar en cada una.
- Gestiona renovaciones con tiempo (alertas a 90/120 días).
- Fija una política de compras que incluya validación de seguridad y registro en catálogo.
- Controla las bajas de empleados: desactiva accesos al momento.
- Asigna el gasto a cada área: así se genera responsabilidad real.
- Estandariza los datos financieros y compáralos con facturas.
- Mide y ajusta cada mes: licencias activas, costos por usuario y apps duplicadas
Beneficios tangibles
Hace poco trabajé con una empresa de retail que tenía más de 230 aplicaciones SaaS activas. Solo con inventariar, reasignar licencias y eliminar duplicidades, redujeron un 8% de gasto anual en el primer año. Además, al consolidar accesos bajo un solo sistema, redujeron los riesgos de fuga de información de ex empleados.
No fue magia. Fue visibilidad más responsabilidad.
Conclusiones
El SaaS Sprawl no se detiene solo.
Se necesitan dos cosas:
- Visibilidad (ITAM) → saber qué tienes y cómo lo usas.
- Responsabilidad (FinOps) → que cada área asuma el costo de lo que consume.
Con ese doble enfoque, el gasto baja, los riesgos se reducen y la empresa recupera el control.
Y en tu organización, ¿sabes cuántas aplicaciones SaaS se usan realmente? ¿Crees que son más de 100?
Si no lo sabes, la respuesta ya es un problema.